В конце января фармацевтическая компания Merck Biopharma провела  ежегодную Зимнюю цикловую конференцию для сотрудников российского подразделения. Почти 300 участников из более чем 20 городов собрались в Вене, чтобы из первоисточника узнать о целях и стратегии компании на 2019 год.  

О том, как приложение помогает экономить ресурсы организаторов корпоративных мероприятий, мы поговорили с руководителем проектной команды конференции, бизнес-тренером  Merck Biopharma Анной Крутовой.

АННА КРУТОВА:

Каждый год компания Merck Biopharma собирает сотрудников на выездную Зимнюю цикловую конференцию. В этом году мы начали готовить проект еще в июне. Центральным элементом мероприятия сделали тренинг Accounability Programm. Это авторская запатентованная программа с элементами психологического тренинга, которая помогает командам научиться брать ответственность и достигать масштабных целей.

Нашей главной задачей при разработке концепции всего ивента было подготовить мировоззрение участников — вывести их из привычной рабочей среды, чтобы потом они смогли принять программу тренинга в том виде, в котором она запатентована. Реализация задуманного требовала много времени усилий. Мы расширили команду подготовки с 4 до 20 человек и привлекли креативное агентство.

Когда мы определились с агентством и поставщиком логистических услуг, начали думать о том, как поддержать реализацию концепции технологически. Идея с мобильным приложением была на слуху. Приложение позволяет в один момент информировать большое количество людей и сделать так, чтобы никто не носил с собой никакие бумажки, нигде их не терял.

Мы уже использовали приложение в прошлом году и успели оценить эти его преимущества. Но  этот раз мы мы хотели от него намного большего. Кроме расписания, списка участников и плана площадки мы задействовали запись на дополнительные активности через приложение, распределение по группам и групповые чаты, вопросы спикерам с выводом их на экран, раздел с дресс-кодом, опросы и геймификацию. Мы даже поселили в приложении виртуального персонажа, который писал участникам о новостях, анонсировал активности и помогал нам в создании атмосферы.

Благодаря приложению мы смогли абсолютно отказаться от полиграфии на конференции. Мы не стали даже печатать резервные расписания. В прошлом году мы все-таки напечатали их на всякий случай, потому что не знали, как участники воспримут приложение.

В этом году мы пошли другим путем и направили все ресурсы на то, чтобы приложение стало единственным источником информации о мероприятии. Мы не могли позволить себе распылять силы, к тому же приложение было тесно вписано в  концепцию мероприятия.

Как тренер по продажам я понимала, что идею с приложением мероприятия вместо распечаток сотрудникам нужно было «продавать». И мы продавали ее разными способами.

Разослали участникам письмо с анонсом  конференции и инструкцией по установке приложения. Когда на первый анонс откликнулись не все, мы добросили еще тизер — пообещали в приложении подробную информацию о мероприятии и месте проведения. Третьим шагом было привлечение топ-менеджеров, которые от своего имени пригласили сотрудников установить приложение. И далее уже вся коммуникация, касающаяся мероприятия, велась в нем.

Сделав приложение единственным источником информации о конференции, мы обеспечили его стопроцентную  установку. Это помогло нам решить довольно сложные логистические задачи минимальными усилиями. Приложение обеспечило синхронность и четкость: ни один участник и ни одна группа не потерялись во времени и пространстве, мнение каждого было услышано, а голос учтен. Наша команда при этом не отвлекалась на рутинные задачи и могла сосредоточится на главном.

По образованию я врач, могу провести такую аналогию: хирург входит в операционную тогда, когда медсестры и персонал уже подготовили для него поле для операции, делает свою высококвалифицированную работу, ни на что не отвлекаясь, отходит, и говорит «зашивайте». Это позволяет дозировать ресурсы и не расходовать их зря.

Так же и с организацией мероприятия. Нельзя одновременно писать расписание в экселе, боясь перепутать линии, и думать над высокопилотажной концепцией — это задачи совершенно разных уровней, их неполезно смешивать. И мобильное приложение сняло с нас черновую работу, чтобы мы могли сконцентрировать усилия на целях мероприятия.

Еще про приложения для выездных корпоративных конференций:

banner-2-4