Посетители бизнес-конференций и форумов могут знакомиться и проводить переговоры и без всякого участия организаторов, стихийно. Но если вам важен максимальный результат от участия в мероприятии для каждого из гостей, нетворкингом надо управлять.  

Как помочь участникам в организации бизнес-встреч и зачем на деловых мероприятиях нужен администратор нетворкинга, рассказывает Анна Алексеева, руководитель сектора «Биржа деловых контактов» (БДК)  компании «ЛИНИСТ».  

АННА АЛЕКСЕЕВА:

Мы занимаемся организацией нетворкинга на конференциях с 2008 года. Интерес к этому направлению возник при подготовке нового для России формата мероприятия  —  Петербургского партнериата малого и среднего бизнеса.

Организатором мероприятия выступил Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга, а участниками ― предприниматели из Санкт-Петербурга и регионов. Перед нами стояла задача создать коммуникативную бизнес-площадку, где участники могли до мероприятия в режиме онлайн представить свою продукцию и услуги, определить потенциальных партнеров, запланировать и согласовать индивидуальные встречи, чтобы затем провести их на площадке Партнериата. Под эти цели было написано специальное программное обеспечение «Биржа деловых контактов» (БДК).

За последующие десять лет мы запускали биржу деловых контактов на десятках мероприятий: выставках, конгрессах, конференциях. Количество организованных нами деловых встреч превысило 15 тысяч.

Мы работали с разной аудиторией и на различных площадках — от самых комфортабельных, с отдельными переговорными, до открытых площадок со столиками. На основании этого опыта мы сформировали рекомендации для организаторов деловых мероприятий.

5 вопросов, которые надо задать себе

Если вы хотите организовать эффективный нетворкинг на мероприятии, задайте себе пять главных вопросов:

  • Кто? Определите количественный и качественный состав участников.
  • Зачем? Определите интересантов встреч по категориям, исходя из задач, которые перед ними стоят, например «заказчик», «подрядчик» и т.п
  • Где? Определите место для проведения встреч. Предусмотрите отдельный зал и позаботьтесь об удобстве участников переговоров.
  • Когда? Убедитесь, что в программе мероприятия есть перерывы или специально выделенное время для встреч.
  • Как? Кто будет отвечать за нетворкинг? Будете ли вы делать это своими силами или наймёте опытного подрядчика? Какое программное обеспечение будете использовать, и кто будет его администрировать?

Главная ошибка организатора мероприятий

Самой фатальной ошибкой организаторов при планировании нетворкинг-сессий является подход к ним по остаточному принципу.

Для того, чтобы получился качественный нетворкинг, нужно начать думать о нём на этапе организации мероприятия. Выявить потенциально заинтересованные друг в друге категории участников, продумать организацию коммуникативного процесса, назначить ответственных. Может оказаться и так, что на мероприятии  вовсе не нужен данный сервис.

Самая провальная «Биржа деловых контактов» была у нас, когда нетворкинг был заявлен просто ради «модной фишки» и не имел под собой никакой базы — участники были неинтересны друг другу.

Нетворкинг и приложения для мероприятий

Основной задачей в организации нетворкинга всегда было обеспечение максимального охвата участников и упрощение  их взаимодействие между собой за счет интуитивно понятного программного обеспечения.

В последнее время вектор развития нетворкинга переместился в сторону включения этой опции в мобильные приложения мероприятий. Удобно, когда всё, что касается мероприятия, собрано в одном месте.

У нас уже был неоднократный успешный опыт организации биржи деловых контактов с использованием системы назначения встреч в приложении от Ивентишес, и мы можем рекомендовать такой вариант нашим Заказчикам.

Слишком стар для нетворкинга?

При выборе формата нетворкинга важно учитывать менталитет аудитории. На некоторых отраслевых мероприятиях, например, сам термин «нетворкинг» непонятен аудитории в силу её возрастных или культурных особенностей. Поэтому если состав участников неоднороден, со стороны организаторов потребуется большая гибкость, чтобы сервис был одинаково удобен для всех пользователей.

Вот почему эффективная организация нетворкинга — это не только про автоматизированную систему назначения встреч, но и про её администрирование и индивидуальную работу с участниками.

Международный нетворкинг

Организация межнационального нетворкинга актуальна для узкоспециализированных мероприятий, например, для фармацевтических форумов. Английский язык здесь является основным языком делового общения, а сервис нетворкинга привычен и востребован.

В России культура нетворкинга еще в процессе формирования, и сейчас главной проблемой организации деловых встреч является не столько языковой барьер, сколько пунктуальность участников.

Даже если используемое программное обеспечение позволяет просто перенести встречу на другое время, предупредив другого участника, далеко не все подумают это сделать. На европейских и американских мероприятиях нетворкинг, как правило, полностью автоматизирован, что с одной стороны облегчает работу организаторам, но с другой доставляет неудобство участникам.

Отсутствие администрирования делает нетворкинг сильно зависимым от менталитета участников. Немного «ручного управления» в сочетании с удобным в использовании программным решением позволяет существенно повысить эффективность и востребованность  сервиса.

Лайфхаки для организаторов

Наш рецепт эффективного нетворкинга на мероприятии:

  • Выбирать программное обеспечение для назначения встреч, совместимое с системой регистрации на мероприятие, чтобы все участники конференции, выставки или форума автоматически включались в систему нетворкинга.
  • Заранее продумать идею нетворкинга в связке с концепцией всего мероприятия и ответить на пять главных организационных вопросов.
  • Привлекать подрядчиков, которые возьмут на себя администрирование системы, информирование и заботу об участниках на площадке.

Больше про нетворкинг:

banner-2-4